CAMBIO ORGANIZACIONAL Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

INTERVENCIONES DE CONSULTORÍA : Fases de Desarrollo Organizacional

Primera Fase de la Intervención - Entrada o Ingreso

(Abstract de presentación de Eric Gaynor Butterfield durante el Congreso de Cambio y Desarrollo Organizacional, Buenos Aires, Argentina – 2003) – Ver www.theodinstitute.org

La entrada o ingreso es realmente la primer fase de una intervención donde se han de canalizar energías y recursos hacia el cambio y desarrollo organizacional.

Según Jackson (1987) esta primer etapa consiste en el proceso de localizar a una organización o a una parte de la misma donde se dan dos condiciones simultáneas: desean cambiar y además necesita ayuda para hacerlo.

En el contexto en que se desenvuelven las organizaciones generativas (de producción y comercialización, por ejemplo), también existen organizaciones re-generativas (como por ejemplo son las organizaciones dedicadas a los procesos de educación, coaching y cambio, entre otras) y las iniciativas de cambio en las organizaciones generativas pueden darse por iniciativas de ellas mismas o por iniciativas de marketing de alguna organización re-generativa.

La actividad de marketing de los servicios de cambio y desarrollo organizacional se completa con un acuerdo formal o informal entre un consultor externo o interno y el Cliente. Existen aspectos legales que tienen importancia especial en el caso del consultor externo – a diferencia del consultor interno -, aunque la experiencia demuestra que también el consultor interno debe tener en cuenta como su “contrato psicológico” con la empresa se ha visto modificado al involucrarse en el nuevo rol de agente de cambio interno o consultor interno. Dejar de prestar importancia a algunas de sus implicancias puede tener consecuencias disfuncionales para el nuevo consultor interno e incluso puede precipitar la terminación de su carrera laboral en la organización (ver el libro del Dr. Donald Cole y Eric Gaynor Butterfield “Suicidio Profesional o Asesinato Organizacional”, 2003).

Diversos trabajos de campo han demostrado que los trabajos de asesoría en materia de cambio y desarrollo organizacional no son adjudicados a aquellos con mejores capacidades, competencias y expertise para hacerlo. Los Clientes deben decidir sobre quién los ha de ayudar y por lo general la decisión de adjudicar el trabajo a un o a otro consultor descansa por lo general en la habilidad de “Marketing” que tiene el consultor o la empresa consultora. Hay que eliminar de este esquema a aquellas pseudo-decisiones respecto de quién ha de ser el consultor que toman las empresas y corporaciones multinacionales quienes usualmente no deciden cambiar al consultor para una filial corporativa respecto del consultor que presta o ha prestado servicios en la Casa Matriz.

Y esta tarea de marketing de los servicios profesionales en cambio y desarrollo organizacional es una de las más difíciles y problemáticas. En principio, el consultor confronta la tarea de “vender” sus servicios de “mejora” a alguien que muchas veces presupone que es el “experto” en el tema. Algo parecido les ocurre a los visitadores médicos de Laboratorios medicinales quienes tienen como un Cliente especial e importante al Médico que – aquí también – conoce más del producto y del servicio al que se va a aplicar el producto, que el propio visitador médico.

El consultor o agente de cambio debe tener en cuenta que es sumamente inusual que alguien permita la entrada a su organización, a su grupo, o a su persona, cuando se trata de un extraño. Por lo tanto no debe llamarle la atención que éste sea un comportamiento prevaleciente en los Clientes; ignorarlo le ha de resultar en muchas pérdidas de oportunidades de prestar servicios en cambio y desarrollo organizacional.

Una característica de las reuniones iniciales con un Cliente es que este le haga saber al consultor cuál es el problema que el Cliente mismo asegura que tiene, y que vive. Y muchas veces el Cliente va un paso más allá asumiendo que al conocer el problema él mismo tiene una propuesta de mejora o cambio que la participa al consultor o agente de cambio. Este es uno de los dilemas más comunes que tienen los consultores ya que pueden embarcarse en lo que el Cliente “dice que tiene en su cabeza” – lo que le puede resultar letal al comenzar a realizar la intervención – o postular lo que a su vez “el propio consultor está convencido que lo que él tiene en su cabeza”, es decir, las best practices y opciones que le resultan más familiares ya que están dentro de su zona de expertise. Y esto último también le puede resultar fatal al consultor en el desarrollo de los servicios de consultoría.

Aquí es donde pensamos que el trabajo de Edgar Schein (process consultation) resulta de monumental valía ya que sugiere el desarrollo de un proceso de exploración común de parte del Cliente y del consultor, respecto del diagnóstico.

Una de las variables de vital importancia en ésta etapa, y por supuesto dando por hecho la existencia del expertise profesional del consultor en O. D. como así también respecto del uso de las habilidades interpersonales, es una manifestación de confianza (trust) que es por un lado “Expuesta” y “Mostrada” por el consultor, la que es reciprocada por el Cliente en una apertura hacia el agente de cambio queriendo saber más y aprender respecto de qué cambiar y cómo hacerlo. De no haberse satisfecho plenamente ésta etapa y alcanzado un nivel de “mutua confianza”, los avances planeados y esperados no han de ser fáciles de alcanzar.

Richard Engdahl (1995) señala que los consultores pueden encontrar dificultades en construir confianza con el Cliente respecto de lo que ellos pueden hacer si es que no llegan a comprender sus propios valores y creencias. Es aquí donde el auto-conocimiento resulta de vital importancia en el proceso de canalizar energías y recursos hacia el cambio y desarrollo organizacional. Consultores en D. O. deben tener bien en claro sus creencias respecto de D. O. ya que el marketing de éstos servicios de asesoría tiene mucho que ver con educar a “prospective Clients” respecto de los mismos servicios que el consultor en D. O. está promoviendo y viviendo.

El notable Jack Gibb – notorio precursor de la disciplina de Desarrollo Organizacional – señala que la “confianza” (trust) es el factor de mayor importancia en las relaciones tanto humanas como organizacionales (1991), y es por ello que saber modelar la confianza y desarrollarla con el Cliente representa una de las competencias claves de todo consultor y agente de cambio.

Al final de esta sección el lector ha de encontrar en el Anexo I una descripción de las competencias requeridas para el ejercicio de la profesión de Desarrollo Organizacional, en relación con la fase de Marketing y también la de Entrada e Ingreso. Se incluye asimismo una descripción de competencias generales. La tarea de desarrollar un listado de Competencias ha sido liderada y promovida por el Dr. Donald W. Cole en su calidad de Presidente y Fundador de The Organization Development Institute, contando con la excelente colaboración de Roland Sullivan.

El auto-conocimiento es de vital importancia para todas las profesiones que resultan ser de “ayuda a otros”, y es muy probable que el propio consultor deba buscar ayuda de modo que pueda mantener posiciones neutras y hacer uso de condiciones objetivas al trabajar con el Cliente. La salud del propio agente de cambio es de vital importancia y en especial si está interesado en la salud del Cliente, sea éste el participante organizacional, un grupo o equipo, o la organización en su conjunto. No existe ninguna duda que, en la medida que el consultor aprenda más de sí mismo ha de estar en mejores condiciones de ser de ayuda a otros.

Engdahl sugiere que en esta etapa de Entrada o Inicial consultores en cambio y desarrollo organizacional debieran formularse las siguientes dos preguntas:

1. ¿Que es lo que Yo hago siendo un consultor en D. O.?

2. ¿Cuál es mi propia marca – o sello – en D. O.?

Desde la primer entrevista con el Cliente el consultor – aunque no haya sido contratado – debe tener en cuenta que está trabajando “en el Cliente”. Por supuesto, uno de los aspectos más importantes es el de contar con todas las competencias necesarias algo que se ha visto en el módulo de “Competencias para el desarrollo de la profesión de O. D.”. Y desde la primer entrevista el consultor debe tener muy en claro que mucho más importante que lo que él dice o manifiesta, es lo que él Hace o Muestra en la acción. La forma más poderosa y consistente para educar y formar a las personas es a través del “Role modeling”; la mayor parte del proceso educativo y de formación de las personas en éste planeta durante miles de años se ha realizado bajo este modelo y no sobre la base de los estudios formales.

Algo que debe tener bien en cuenta el consultor es que el aprendizaje es acumulativo y no sustitutivo. Rousseau señalaba hace ya varios siglos que cada generación acumula los conocimientos de la generación anterior y por lo tanto debemos tener en cuenta que los gerentes, directores, ejecutivos y profesionales en las empresas han ido acumulando conocimientos incluso de muchos consultores con quienes ellos han tenido que interactuar, muchas veces en una batalla por la supervivencia. Y ya sabemos que en la corrida de toros jamás se permite al toro que ha cogido al torero volver a participar en otra jornada de toros ... De manera que el consultor debe tener que dar seria consideración al hecho de que los gerentes, directores, ejecutivos y profesionales de empresa han tenido una variada exposición a consultores y no están dispuestos a recibir más de lo mismo, puesto que en el caso de querer cederle el consultor más de lo mismo, los participantes organizacionales han de estar en ventaja respecto del consultor; es decidir, se han de encontrar operando con una jugada de más y en adelante, como jugando al ajedrez con piezas blancas. A continuación reproducimos textualmente las palabras autorizadas de Metzger (1989) a las que todo consultor y agente de cambio debería darle consideración: “Given the new sophistication of clients, the unfortunate experience of some at the hands of charlatans and “pop management” hucksters, and the enormous increase in the number of consultants, it is no wonder that marketing the consulting services has become a very challenging task”.

Esto hace que los propios miembros organizacionales que conforman “el Cliente” tienen de por sí alguna idea – para ellos cierta – de lo que son los consultores y agentes de cambio. Y que esto ha ido cambiando en el tiempo. Por ejemplo en los años 50 y 60 del siglo pasado los consultores trabajaron en gran medida para superar los problemas que se manifestaban en organizaciones de tipo burocrático con deficientes niveles de comunicación, una toma de decisiones ineficiente, falta de trabajo en equipo, y normas y reglas rígidas (Glassman & Cummings, 1991).

Con los años – y tal cual lo manifiesta Richard Engdahl – el horizonte de trabajo de los consultores en cambio y desarrollo organizacional ha ido más allá de la propuesta de action research de Kurt Lewin, y desafortunadamente muchos consultores no se han actualizado con el estado de las ciencias del comportamiento y su aplicación en la disciplina de cambio y desarrollo organizacional.

Además de las preguntas de auto-conciencia a que hemos hecho referencia más arriba Richard Engdahl hace también algunas sugerencias para los agentes de cambio. Entre ellas :

a. Los consultores deberían periódicamente revisar los clásicos trabajos en materia de cambio y desarrollo organizacional ( Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla )

b. Revisar también las definiciones de distintos autores respecto de Desarrollo Organizacional, también redactar su propia definición, y finalmente confrontarlas ante distintas situaciones.

c. ¿ En que medida puedo hacer uso de action research o de algún otro modelo de cambio ?

d. ¿ Puedo explicar en forma clara mi modelo de cambio al Cliente ?

e. Cuando me presento ante un Cliente ¿ Lo hago con una forma predeterminada en mi mente respecto de cómo hacer mi trabajo o lo hago con la mente totalmente abierta ?

f. ¿ Antes de iniciar el contacto con el cliente, realizo algunas investigaciones de base sobre la organización o parte de la misma ?

Existen otras preguntas que son también de utilidad para realizar durante la primer entrevista ante el Cliente, algunas que debe formulársela el mismo consultor a sí mismo y que tienen que ver con su conocimiento de los distintos marcos teóricos y conceptuales en la disciplina de Comportamiento Organizacional. Eric Gaynor Butterfield (1998 World Congress of Organization Development, Dublín) hace mención a unos 50 autores que seguramente obrarían en forma distinta ante un Cliente al momento de desarrollar una propuesta de cambio y desarrollo organizacional.

Algunas de las críticas usuales que hacen los Clientes a los agentes de cambio tienen que ver con el hecho que sobre enfatizan el aspecto de las relaciones interpersonales y otras habilidades “blandas”. Debido a ello se sugiere que el consultor se haga una pregunta tan simple como “En qué negocio está la organización bajo análisis” y una pregunta que Eric Gaynor Butterfield (2004) recomienda hacer al agente de cambio es preguntarse “Cuánto tiene la organización de Empresa y cuánto de Negocio (financiero)”. Una recomendación adicional de Gaynor, y que considera de carácter taxativo, es la de conocer algo más de Contabilidad – y quizás menos de administración como recomienda Peter Drucker – pudiendo manejar los conceptos y prácticas de puntos de equilibrio, costos fijos, variables y semi-variables, además de costos hundidos y marginales.

Así como las empresas consultoras y los Clientes encuentran de suma utilidad describiendo su Misión, los agentes de cambio y consultores también deberían hacerlo ya que eso les ha de servir en la prestación de sus servicios. Algunas de las ventajas a que hace mención Richard Engdhal son:

- Las descripciones de Misión sirven de anclas en tiempos de duda y donde se dan conflictos en cuanto a prioridades.

- Sirven como puntos de partida y metas a alcanzar que a su vez generan entusiasmo.

- Sirven de anclaje cuando uno se cuestiona preguntas de tipo ético.

- Han de proveer ayuda al consultor – como así también a las organizaciones – a definir su mercado objetivo, sus servicios, estándares de calidad apropiados para la prestación de sus servicios, y los valores agregados a estos mismos servicios.

Hill y Jones (1989) destacan la importancia de los estatutos que hacen referencia a la Misión al señalar que el propósito de la Misión es establecer el contexto organizacional dentro del cual las decisiones estratégicas han de realizarse – en otras palabras, le sirve para poner foco estratégico a la organización y también darle dirección. Terminan señalando que todas las decisiones estratégicas fluyen de los estatutos de Misión.

¿ Que es lo que debe incluir una Misión ? R. Engdhal nos ayuda en esta labor señalando que la Misión se compone de tres partes fundamentales:

1. Una definición del negocio de consultoría en Cambio y Desarrollo Organizacional;

2. Una descripción de los objetivos; y

3. Una descripción de su filosofía.

Eric Gaynor Butterfield (World Congress on Organizational Development, Dublín, 1999) ha creado una “ventana de consultoría” para precisar el rol del agente de cambio y asistirle a poner foco en la prestación de sus servicios. La ventana trata de una matriz con dos dimensiones: a. Que es lo que el Cliente necesita (si y no), y b. Que es lo que le doy al Cliente (sí y no). Teniendo en cuenta esta matriz el consultor ha de poder apreciar la calidad de sus servicios y poner foco y dirección durante el avance de su trabajo profesional.

En 1980 Abell nos brinda una gran ayuda al sugerir que el negocio del consultor o su rol puede ser definido fácilmente dando respuesta a las siguientes preguntas:

· ¿ Quién debe ser satisfecho ? (grupos dentro del Cliente)

· ¿ Qué es lo que debe ser satisfecho ? (necesidades del Cliente)

· ¿ Cómo deben ser satisfechos los Clientes ? (tecnologías a utilizarse por el consultor)

Eric Gaynor Butterfield (2003) sugiere que el consultor escriba siempre que tenga reuniones con el Cliente que es lo que puede hacer para satisfacer las expectativas y las necesidades de los Clientes. Un buen ejercicio a realizar cuando se trata de un equipo consultor trabajando en un solo proyecto es invitar a todos los consultores a que describan lo que cada uno de ellos consideran que son las expectativas y las necesidades del Cliente, antes de reunirse con éste. Gaynor muestra (2003) que las concepciones del equipo consultor muestra diferentes perspectivas entre los distintos agentes de cambio del equipo, lo que representa un muy buen ejercicio de aprendizaje para los consultores.

Richard Engdahl (1995) señala que es de suma utilidad para el consultor hacer uso de distintos instrumentos que le han de permitir explorar y aprender sobre su propio estilo gerencial. Estos instrumentos pueden también asistir al consultor a aprender sobre los estilos de “otros” que estén dispuestos a ello. Para ello Richard incluye una serie de instrumentos de auto-evaluación que pueden ser hallados en su original en “Self-Assessment and Career Development” de J. Clawson, J. Kotter, V. Faux, & C. McArthur (1992), Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall. Se detallan a continuación (en su versión original en inglés):

· Survey of Behavioral Characteristics

The survey´s purpose is to help an individual consider his or her behavioral characteristics and the influence they may have on the individual and on his or her interactions with others. Behavioral characteristics also are likely to influence learning and productivity.

· Survey of Managerial Style

The survey´s purpose is to measure aspects of an individual´s managerial style in comparison with others´managerial styles so that patterns of behavior can be understood in likely interactions.

· Myers-Briggs Type Indicator

This instrument is based on the personality topographics of Carl Jung. It produces sixteen personality “types” or temperaments based on combinations of the following “Type Dimensions”:

- Extraversion / Introversion

- Sensing / Intuition

- Thinking / Feeling

- Judging / Perceiving

· FIRO-B

This instrument examines an individual´s fundamental interpersonal-relations orientation in terms of behavior by measuring self-perceptions of how an individual relates to other people. It yields information about how the respondent sees himself or herself behaving in interpersonal relationships and it can be used to facilitate effectiveness in those relationships. It examines three dimensions of human relations: inclusion, control, and openness. The instrument is widely used in a variety of settings and is useful in understanding an individual´s entry into and developing relationships within a group.

· Interpersonal – Style Inventory

This instrument helps an individual learn more about his or her interpersonal style by utilizing a self-report and then comparing it with perceptions collected from five other people.

· The Predisposition Test

This test explores psychological predispositions felt to be important because psychological tendencies shape behavior, especially in work settings.

· The 24 – Hour Diary

This exercise produces information on what an individual actually does on a daily basis. This activity enables the individual to recognize habits and patterns of behavior from which it is possible to draw inferences that can be used to learn to interact more effectively with others.

· The Strong Interest Inventory

This instrument is one of the most widely used vocational-interest instruments. It reveals similarities between an individual´s interests and those of people who are successful in a variety of careers. This is useful for consultants in developing awareness of those types of clients with whom they are more likely to perform content – expert roles than process – expert roles.

· Dyad Exercise

This exercise is an exchange of data between two partners, followed by thorough analysis and feedback designed to give each partner greater skill in inductively analyzing complex data and to obtain his or her partner´s perspective. Another instrument available for this purpose is “Dyadic Encounter: A Program for Developing Relationships” (Pfeiffer & Jones, 1974).

Estrategia de marketing

Se sugiere que el consultor o agente de cambio debe tener bien en claro sus competencias, conocimientos, habilidades y experiencia con relación a las prácticas de O. D. y saber en que medida las mismas encajan dentro de su Misión, sus Valores y sus Intereses.

El proceso de cambio y desarrollo organizacional requiere no solo el conocimiento del poder sino también el uso de ejercerlo ya que existe un necesario proceso de influencia que es requerido para el proceso de cambio. French & Raven (1989) señalan que los consultores en O. D. toman poder de dos fuentes principales: su expertise y el carisma. El consultor antes de ser un consultor usualmente tiene su expertise basado en “contenido” que se relaciona más directamente con el trabajo en sí mismo y en los tempranos años del profesional guardan fuerte relación con su Diploma Universitario. Y este es uno de los principales problemas que confronta ya que en el largo plazo de su carrera el consultor ha de observar que por lo general son los ejecutivos en los Clientes lo que tienen un expertise de contenido mientras que se espera que el agente de cambio tenga grandes fortalezas en su expertise de proceso. Y el dilema que aquí se plantea para los jóvenes profesionales graduados en las Universidades en D. O. tiene que ver con cómo se puede desarrollar habilidades de proceso en alguien que, por muchos años, basó su expertise en contenidos. Gaynor, Eric (1999) ha tratado este tema que representa un dilema no sólo para el profesional graduado de O. D. sino para todos aquellos interesados en promover el desarrollo de ésta profesión.

Los consultores en cambio y desarrollo organizacional al ser encuestados (Engdahl, 1991) señalan que la mejor manera de establecer un contacto importante con un cliente potencial es a través de seminarios, congresos o charlas donde comparte en acciones “abiertas” sus particulares puntos de vista y perspectivas y los participantes lo perciben como un recurso útil. Además es sabida la importancia que tiene saber pararse sobre los pies, es decir, poder hablar y expresarse en público (Sheehan & O’Toole, 1985), para lo cual el agente de cambio debe tener en cuenta entre otras cosas “Que no existe una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión”. Es muy común que el consultor Diplomado no continúe ligado con una asociación profesional, con la sola excepción de aquellos Diplomas que requieren matriculación como ser la de Contador Público entre otros (Eric Gaynor Butterfield, “Congreso de Desarrollo organizacional, 1999”, Buenos Aires, Argentina). Y en latinoamérica existe el problema adicional de que no existen asociaciones reconocidas de profesionales en cambio y desarrollo organizacional. Es por ello que sugerimos a aquellos interesados en continuar una carrera laboral como consultor o agente de cambio, asociarse con organizaciones que son reconocidas a nivel mundial en distintos países (Estados Unidos de Norteamérica, Canadá, Alemania, Francia, España, Italia, Irlanda, Escocia, Inglaterra, entre otros).

La publicación de artículos en Revistas especializadas y de Business, periódicos reconocidos, y la edición de un libro son también de suma utilidad en esta etapa de marketing institucional.

De todas maneras no hay nada más poderoso que la recomendación por-boca-de-otro de algún Cliente anterior. El consultor debe tener siempre presente que es un intruso en el terreno de alguien – que incluso viviendo en algún momento una situación poco cómoda – ha tenido y así le siente, que es en general una persona de éxito. De modo que entendemos que todo consultor tiene suficiente tiempo disponible como para realizar distintas acciones de net-working posibles como lo son asistencia a Ferias, Congresos y Eventos abiertos en general, contactos con Cámaras y asociaciones profesionales, y explorar asociaciones abiertas con “otros” que a veces pueden prestar servicios profesionales complementarios.

En este tiempo disponible el consultor puede también poner foco en algunas organizaciones, empresas y entidades que “percibe” como Clientes potenciales. Una etapa corta de mucho crecimiento, una caída estrepitosa en ventas, la aparición de nuevos contendores, el desarrollo de nuevos productos y servicios que convierten obsoletos a otros en corto tiempo, son áreas de oportunidades para el agente de cambio puesto que puede realizar importantes aportes y contribuciones.

Es bueno que en relación a éstas organizaciones en particular estudie la Historia de la empresa, su punto de Quiebre, como se ha modificado su posición en el mercado, lectura de los informes anuales financieros, lectura “filtrada” de lo que se publica en diarios y revistas de Negocios, los eventuales cambios en los ciclos de los productos, servicios y procesos, las personalidades que toman las decisiones, las nuevas exigencias y regulaciones que pesan sobre la organización, y factores de contexto que pueden crear la oportunidad de un nuevo tipo de arreglo organizacional. Especialistas en distintas materias como por ejemplo las regulaciones ISO y normativas bancarias de los órganos centrales impactan fuertemente sobre los procesos operativos de las organizaciones y a veces los expertos en contenido en ISO y finanzas requieren de la colaboración de un consultor en cambio y desarrollo organizacional para integrar su propio equipo asesor.

Muchas veces el consultor es considerado por el Cliente como alguien que tiene poco en cuenta los resultados “de caja” y que pone énfasis en beneficios a largo plazo que pueden quizás no llegar a darse ... ya que el consultor ya está desvinculado de la organización. Es por ello que se sugiere que el consultor sea bueno en principios simples de la contabilidad – Peter Drucker está aconsejando que los gerentes y directivos del año 2005 deben quizás poner más énfasis en la contabilidad que en la administración – y sepa entender entre líneas algunos números del Balance General y Cuadro de Pérdidas y Ganancias, a lo que podría agregarse un conocimiento del comportamiento de los costos fijos, variables, semi-variables, y marginales y también de los ingresos marginales.

A las preguntas sugeridas por Abell (1980) a las que se ha hecho mención anteriormente, y ya entrando más en la organización – Cliente, el consultor debe poder responder a algunas preguntas, entre ellas:

- Quiénes son los Líderes en la toma de decisiones relacionadas con muchos recursos y proyectos con fuerte impacto sobre la organización;

- Quién es el líder del proyecto de parte de la empresa – Cliente que ha de acompañar al consultor o agente de cambio;

- Quiénes son las personas que hemos de potenciar que debemos incorporar a nuestro equipo de O. D.;

- Quiénes son los principales beneficiarios;

- Quiénes han de ser mayormente afectados por el proceso de cambio.

Cuando el consultor se encuentra ante el Cliente en las primeras reuniones puede estar tentado de ofrecerle lo que él considera que es la solución para el problema aplicando alguna práctica con la cual está familiarizado y tiene experiencia, que toma de su estante como quien bajara un libro. También se da la posibilidad que sea el Cliente que le diga cuál es el problema – con lo cual predispone hacia una solución descartando otras – lo que es bastante similar al comportamiento de aquellos pacientes que visitan al médico y le pide una receta de algún medicamento para curar un problema que el médico no ha diagnosticado.

Eric Gaynor Butterfield (Congreso de Desarrollo Organizacional, Buenos Aires - 2003) ha mostrado evidencia que la mayor parte de los procesos de cambio iniciados en las grandes corporaciones en culturas latinoamericanas es iniciada no solamente por el diagnóstico realizado por el Cliente sino también por el “remedio” seleccionado por éste.

Aquí es donde aparecen nuevos dilemas para los consultores en D. O. puesto que a diferencia de lo que sucedía en los años 60 del siglo pasado, la mayor parte de los directivos, ejecutivos y profesionales “piensan” que tienen las habilidades interpersonales y las de diagnosticar, y que entonces lo que realmente necesitan es un experto “en un nuevo contenido” con el cual no están aún familiarizados. Buscan entonces expertos en procesos de cambio pero que deben ser especialistas en “Calidad Total”, “Tablero de Comando”, “PNL” o “Inteligencia Emocional”, por citar algunos casos.

Lidiar con ésta situación no es algo fácil si especialmente el consultor no ha hecho el recorrido total desde los inicios de O. D., los años 60 del siglo pasado. A esto debe agregarse también el componente ético en organizaciones que se han ido transformando en “más utilitaristas” teniendo en cuenta la tipología organizacional de Amitai Etzioni (1961).

Richard Engdhal (1995) señala al respecto que: “Ethical OD consultants talk with their clients about how the clients perceive that problems exist, what various causes could be contributing to the problems, what types of problems the requested intervention might solve, and what other intervention options might be appropriate”.

Un aspecto en que el consultor ha de desarrollar habilidades se relaciona con lo que Eric Gaynor Butterfield (2001) denomina “la agenda oculta”. Las organizaciones en las culturas latinoamericanas no son propicias a abrirse totalmente y debe tenerse en cuenta que aún el modelo prevaleciente es el jerárquico piramidal. Si a esto le agregamos el hecho de que los sistemas participativos no son siempre bienvenidos y muchas personas se sienten cómodos para un estilo más bien autoritario al que hay que sumar una orientación de las personas hacia un “external locus of control”, todo ello configura una situación donde la “agenda oculta” en las reuniones iniciales que mantiene el consultor con el Cliente ser algo más de lo común. La pregunta que debe responder el agente de cambio tiene que ver con como lidiar con este panorama ... hasta que le resulte más familiar.

En entrevistas con “primeros potenciales Clientes no-conocidos” el consultor puede verse tentado a trabajar sobre propuestas que finalmente se da cuenta solamente él las tiene en su cabeza, lo que es sumamente descorazonador. No existe una única manera de lidiar con este tipo de situaciones, pero se ha demostrado que una mayor indagación del consultor hacia el Cliente, aprendiendo más de éste y en particular del proyecto de cambio organizacional, es de suma utilidad. No es nada raro que algún Cliente solicite entrevista con un consultor y le solicite una propuesta de capacitación o consultoría que, le anticipa, ha de ser comparada con otras propuestas. Solicitar a distintos consultores propuestas de capacitación y consultoría sin haber establecido bases sobre las cuales pueden ellas ser comparadas, es totalmente un absurdo.

El consultor debe requerir del Cliente dejar bien en claro cuales son los Objetivos a alcanzar, los recursos que pone a disposición para el logro de los objetivos, y designar un Líder que coparticipe con el Líder – consultor. Muchos trabajos de consultoría han fallado por no haber prestado la debida consideración a la metodología de trabajo a seguirse en el proceso de cambio y además otro aspecto de suma importancia es el Alcance del trabajo.

El agente de cambio tendrá presente que requiere para el proyecto un nuevo arreglo organizativo que debe operar en simultáneo con la organización – Cliente. Y este nuevo arreglo organizativo requiere la inclusión de personal de la empresa que debe incorporarse y comprometerse con el trabajo de cambio quizás incluso con una carga dual, llevando también adelante sus tareas “anteriores”. Esto que parece muy sencillo cuando está escrito no lo es en la práctica, ya que implica nuevos contratos psicológicos entre estas personas y la empresa, y además una reasignación de recursos, necesidades y expectativas entre los participantes en el proyecto de cambio como así también de aquellos que están ajenos al mismo.

El agente de cambio es contratado por los tomadores de decisión dentro de la organización Cliente y mucho de su trabajo en la fase de marketing es realizado con ellos, pero con el transcurso del tiempo ha de tener más interacciones con personas que dependen de los tomadores de decisión, y debe estar preparado para este menor nivel de interacción con aquellos que lo han contratado.

Existe un aspecto que usualmente no es tratado en suficiente detalle, tanto por los académicos como por los practitioners, pero que es de relevancia para el éxito de un proyecto de cambio y desarrollo organizacional. Existen ocasiones donde los proyectos tienen una duración importante y esto requiere que el consultor focalice la propuesta teniendo en cuenta el factor tiempo mostrando actividades en el tiempo, las que son incluidas en la propuesta de consultoría. Cuando la organización – Cliente establece pautas rígidas para la propuesta y estas son seguidas por el consultor, es posible que puedan aparecer algunas consecuencias disfuncionales para la marcha del trabajo puesto que al trabajar sobre algunos aspectos de la organización y producir algunos cambios iniciales, el impacto de éstos sobre otros puede ser de tal envergadura que ameriten modificaciones de la propuesta de consultoría inicial. Y aquí se presentan varias opciones. El agente de cambio puede haberlo observado pero puede dudar respecto de si debe ceñirse a la propuesta original aprobada por el Cliente o si debe anticiparle la conveniencia de realizar algunos cambios. Por otro lado algún miembro de la organización – Cliente puede también haber visto esta situación, y puede compartirla con los tomadores de decisión o no. Incluso los tomadores de decisión pueden también haberlo advertido pero como bien dice la frase: ¿ Quién le pone el cascabel al gato ? Como por lo general en las grandes corporaciones los heroicos y que toman riesgos pueden ver interrumpida su carrera laboral (ver el libro del Dr. Donald Cole – Eric Gaynor Butterfield : “Suicidio Profesional o Asesinato Organizacional”, 2003), muchos dentro de la empresa Cliente saben del problema pero todos prefieren que se siga el curso del trabajo incluido en la propuesta de consultoría ... aunque en éstos momentos se han dado desvíos que no lo justifican.

¿Cómo se han desarrollado los procesos de aprendizaje durante la mayor parte de la humanidad ? De ninguna manera se han tomado nuevos conocimientos ni tampoco cambiado y mejorado conductas de las personas, grupos o individuos a través de los sistemas formales. Los aprendizajes formales datan de muy poco tiempo atrás, no más de unos 150 años y ni siquiera han sido aplicados para una gran parte de la población del planeta.

Las instituciones, entidades y organizaciones han existido mucho antes de los sistemas formales de aprendizaje de modo que es bueno echarle una ojeada a lo que ha ocurrido durante los procesos “de mejora, cambio y desarrollo” que tuvieron lugar durante miles de años.

Aprendiendo a través del rol, del modelaje, la mímica y otras formas de observación comportamental de “otros” ha sido, y posiblemente aún lo siga siendo a pesar de aquellos que lo hacen hoy día en la educación formal, la forma más sólida y consistente de aprender. Y esto es algo que el consultor debe tener muy en cuenta. La figura del maestro y el “aprendiz” – de allí incluso viene la palabra aprendizaje – ha estado vigente durante muchos siglos, y aunque no lo parezca aún lo está aunque a veces no sea reconocido. ¿ Acaso usted conoce alguien que ha aprendido a manejar un automóvil con un Manual de Manejo ? ¿ Y que después ha pasado la prueba de manejo al contestar algunas preguntas ? Los nuevos conductores-por-ser se sientan al lado de una persona experimentada en el manejo de autos y observa los actos y acciones de éste. Y esto no sucede solamente en el proceso de conducción de un automóvil sino también en otros órdenes como ser en el deporte; no es nada común ni usual observar a un tenista, jugador de fútbol o de béisbol leyendo un libro para mejorar su performance ...

Desde el momento que ingresa a la organización es considerado como un intruso independientemente del grado de bienvenida que la organización o sus miembros le puedan llegar a dar. Posiblemente ni los Clientes ni los proveedores son observados con tanto detalle como el “recién llegado consultor”. Uno de los principales motivos de ello es que los Clientes y los proveedores por lo general no se dedican a cambiar las cosas como están funcionando, y, como lo señalara un Director de una importante empresa líder en la comercialización de productos masivos, “a nadie le gusta que venga alguien a meter las narices en su negocio y con la plata de uno”.

Posiblemente el mejor resumen que podemos poner a disposición del lector sobre esta materia sea el realizado por Richard Engdahl (1995) en una sección denominada “Consultants as Role Models” y es por ello que la detallamos a continuación en la seguridad que ha de ser de suma utilidad especialmente para aquellos agentes de cambio que se inician en la profesión de cambio y desarrollo organizacional.

- “Consultants as Role Models”

Consultants must model the behaviors they prescribe for others if they are to be effective at entry and are to prosper in their marketing. They must recognize their individual needs and subordinate them to the accomplishment of their purposes. Organization Development consultants need a high tolerance for uncertainty. They must be capable of dealing with others who have poor interpersonal skills, while making use of proper feedback techniques and participative – management techniques. If organization development consultants are to remain physically and mentally healthy, they also must develop and model effective ways to manage their workloads and cope with stress.

Organization development consultants must ask themselves whether they have the skills, awareness, and stress tolerance to play multiple roles – from process facilitator, to nondirective counselor, to content expert on specific knowledge about process, to analyst of organizational functions, to formal trainer, to on-the-spot conflict resolver.

The act of entering organizations with the intention of helping is intrusive. Furthermore, ethical dilemmas are common in OD. Conflicting perspectives, values, and desires for particular outcomes can create these dilemmas, making it difficult for consultants to know what is “right” for clients, employees, communities, and themselves. In particular, access to highly privileged, highly confidential information may create moral dilemmas for consultants about justice, fairness, and social responsibility.

To succeed, OD consultants must be clear about their roles, needs, and desires. That can be difficult, especially when management becomes overly dependent or abdicates responsibility. Personal mission statements can be helpful guides for consultants when they are doubtful about their involvement in certain situations. These issues underscore the need for consultants to anchor their values solidly in self-awareness and in agreements made mutually with clients.”

- Qué ES lo que ayuda a conseguir un Cliente hasta la fase de aceptación de la Propuesta

Muchos profesionales universitarios recién diplomados como así también muchos ejecutivos de grandes corporaciones cuyas carreras laborales se han discontinuado y que están interesados en trabajar como consultores en cambio y desarrollado organizacional, se devanan los sesos por conseguir “un Cliente”. Y para hacer las cosas peor, usualmente el modelo de consultoría que estas personas tienen en su cabeza no es el más apropiado para su propio desarrollo como agente de cambio.

La mayor parte de estas personas en Latinoamérica tienen en su cabeza el modelo de consultoría de las llamadas “grandes firmas”, entre ellas los departamentos de asesoría de las “big five” auditoras (que se han visto reducidas en número) y también firmas consultoras multinacionales. Los trabajos de consultoría que realizan estas firmas dentro de las distintas culturas latinoamericanas no requiere de esfuerzos especiales de comercialización por parte de sus socios y gerentes, ya que en su inmensa mayoría estos Clientes dentro de estas culturas locales, son adjudicadas a una consultora sobre la base de instrucciones emanadas de la Casa Matriz. Por lo tanto, cuando discontinúan sus carreras en estas grandes firmas consultoras, incluso los niveles más altos de las mismas, no se han visto expuestas a los esfuerzos, capacidades, competencias y talentos requeridos para operar como un consultor independiente en cambio y desarrollo organizacional.

R. Engdahl sugiere que en esta etapa de Entrada o Ingreso se consideren dos fases principales, donde la primera de ellas es denominada “Contacto Inicial” y la segunda “Contratando”.

En la reunión de Contacto Inicial el consultor debe haber obtenido información confiable sobre el Cliente, en cuanto a su Historia y “puntos de quiebre” de lo que vive actualmente. Engdahl señala cuatro pasos que puede usar el agente de cambio durante la reunión inicial en el desarrollo de su propia estrategia. Ellos son (literalmente en inglés):

“1. The first step is to get the client´s attention. A good way to accomplish this is to demonstrate that research has been conducted and that the consultant is at least familiar with the organization.

2. The second step is to establish the client´s need for OD.

3. The third step is to set up the consultant´s role as solution facilitator.

4. The fourth step is action; a commitment to next steps, and a follow-up meeting.

Y continúa: “In most cases the prospective client will find it difficult to refuse an additional meeting to review and discuss the consultant´s written proposal. After all, The prospective client is usually highly motivated to discuss problems or issues confronting it or the organization – particularly with a third-party consultant from outside the department, division, organization. So the client has a stake in talking to someone – so long as the client feels that he or she will not be charged exorbitant fees solely for that privilege. Successful initial contacts also result from the consultant´s use of effective interpersonal skills, such as active listening and questioning.”

Está demostrado que el sistema de referral es el que presenta la mayor oportunidad para conseguir un Cliente y realizar un trabajo en cambio y desarrollo organizacional. Por supuesto que una vez a solas el consultor debe causar una primera buena impresión y poner foco en satisfacer las reales necesidades del Cliente, lo cual a veces no es nada fácil. Porque uno de los principales problemas radica en poder llegar a definir “quién es el Cliente”. Posiblemente en la etapa anterior de “Contacto Inicial” el agente de cambio compartió con el Cliente un borrador de su propuesta y recibió feedback de éste. En ésta etapa, se requiere llegar a un acuerdo que vaya más allá de lo verbal o de la aprobación de un borrador; se busca formalizar la relación entre el Cliente y el consultor en un contrato que debe satisfacer – además de los aspectos relacionados con el trabajo en sí mismo – los aspectos legales.

French & Bell (1978) hacen referencia a una serie de preguntas (reproducidas en inglés) a las cuales debe prestarse consideración:

· Who is the Client ?

· How much trust exists in the Organization about the change effort ?

· What is the nature of the consultant´s expertise ?

· What will the contract be and how will the contact be established?

· How can the problem be diagnosed and an appropriate intervention be selected ?

· What should the debt of the intervention be ?

· How can the consultant avoid being absorbed by the culture ?

· How can the consultant serve as a role model during the intervention?

· What are the steps of action research and the OD process ?

· How should client dependence be handled and how should the relationship be terminated ?

· What are the implications of OD for the client ?

R. Engdahl sugiere que uno de los aspectos claves de la etapa inicial o de entrada para una negociación contractual exitosa tiene que ver con la calidad de relacionamiento y del diálogo y conversación entre el Consultor y el Cliente. Y aquí existe un problema importante puesto que si el Cliente es la organización en su conjunto o un área o departamento o un proceso en particular, el consultor puede verse reportando a “distintos Clientes”. En este sentido se sugiere que el consultor escriba aquellos aspectos en los cuales ya ha logrado un acuerdo con el Cliente, de modo que si existen aspectos nuevos en discusión por lo menos se sepa “hasta donde ya se ha avanzado”. Y Richard pasa a describir algunos motivos (redactados en inglés, respetando la fuente) por los cuales no se llega a un acuerdo contractual:

· “Client resistance to interventions proposed by the consultant;

· Lack of understanding by the client of the OD process;

· Lack of commitment by the client to going beyond the assessment phase of the OD process;

· Lack of agreement on a time commitment; and

· Lack of acceptance of financial arrangements.”

Una vez aprobado entre el Cliente y el Consultor un contrato psicológico se debe pasar a los aspectos formales y legales del contrato que entre otros aspectos – siguiendo a R. Engdahl – deben incluir : Honorarios de consultoría; Momentos de facturación; Devolución de gastos incurridos; Asignación de Responsabilidades en cuanto a los materiales y el apoyo logístico; tiempos aproximados de la intervención de cambio y desarrollo organizacional; establecimiento de algunas provisiones a tener en cuenta por situaciones que ameritan modificaciones en el contrato original y procedimientos a seguirse en la medida que surjan descubrimientos de mejoras en relación con el esfuerzo de cambio.

Nuestra experiencia en The Organization Development Institute International, Latinamerica muestra que una de las áreas poco cubiertas o en forma insuficiente en los contratos de asesoría en cambio y desarrollo organizacional, guardan relación muchas veces con una pobre definición de dos aspectos:

1. Alcance del trabajo; y

2. Metodología a seguir.

Incluso se sugiere a los consultores que son requeridos a realizar propuestas donde por supuesto han de existir otras dos propuestas como mínimo ( sobre la base de los requerimientos formales establecidos por los Departamentos de Compras y Abastecimientos), compartir con el Cliente el establecimiento de reglas standard que permitan establecer comparaciones entre las distintas propuestas. Entre estas reglas y además de otros aspectos mínimos como lo es el Objetivo del trabajo, el alcance del trabajo y la metodología a seguir, son aspectos de suma importancia.

Competencias esenciales de los Consultores Internos y Externos en Cambio y Desarrollo Organizacional (han sido descriptas textualmente en inglés)

· Para la fase de Marketing

1. Fluently and convincingly convey your qualifications, knowledge, and skills to prospective clients with minimal OD jargon.
2. Use your awareness of the business environment to identify organizations that are presently undergoing crises or accelerated changes or growth.
3. Locate and match the size, character, structure, and commitment for change of potential clients with your skills and abilities.

· Para la fase de contacto inicial

4. Understand and become familiar with the nature of a prospective client´s business.

5. Adapt to and use the language of the client system.

6. Determine who the appropriate decision makers are, establish contact with these people, build rapport with them, and model attitudes and behaviors that will lead to client trust.

7. Determine what is necessary to establish a mutually satisfying relationship with your contacts.

8. Conduct a mini-assessment to determine:

a. The client´s values, history, philosophy, visions, key challenges, and degree of sensitivity to change;

b. The organization´s size, product / service lines, profitability, and so on;

c. The areas of the organization that need to be examined during the initial diagnosis; and

d. The unique nomenclature and characteristics of the client system.

9. Help the client organization reflect on its own motivations and on the discrepancies of goals within the system that are creating dissatisfaction.

10. In collaboration with the client, identify and clarify outcomes to be achieved by a change effort.

11. Evaluate the client´s hopes and expectations in a realistic manner, and based on your knowledge from and experience with other change efforts.

12. Communicate to the client the intrincancies and complexities of a system and how changes in one area impact other areas.

13. Recognize and respond to concerns about your qualifications, competence, expertise, and credibility.

14. Articulate to the Client the OD process you recommend and the anticipated effect on bottom-line results.

15. Present and discuss the theoretical foundations of system / organizational change in a concise and accurate manner.

16. “Know thyself” and try to remain objective in your observations during the entire change process.

17. Contract with the client for cooperation, collaboration, and joint responsibility, and then model these essential behaviors.

18. Model appropriate personal motivations, expectations, values, boundaries, abilities, and limitations; model those behaviors that the client will be asked to accept.

19. Stay grounded in the OD consultant´s role as a catalyst for change; avoid taking on the organization´s responsibility for implementing and accepting change.

20. Identify the elements and timing of receiving feedback regarding the project from the client.

21. Use, and be able to explain, a clear, straightforward compensation structure and billing process.

22. Determine if the client is willing and able to pay your fee. Be creative in finding ways to meet the client´s needs.

23. Solicit from the client an appropriate commitment of human and another resources or factor these costs into the fee structure if such resources are not available.

Competencias Generales de los Consultores Internos y Externos en Cambio y Desarrollo Organizacional (han sido descriptas textualmente en inglés)

148. Develop skills in listening to others. L to adapt to different communication styles.

149. Clarify personal values and boundaries that you wish to hold amid multiple perspectives.

150. Be creative and increase your capacity to tolerate uncertainty, complexity, ambiguity, and chaos.

151. Develop self-awareness of the influences of cultural dynamics on your beliefs.

152. Know your biases, assumptions, judgments, conventions, and habits.

153. Know your boundaries when amid conflict.

154. Develop trusting and helping relationships with clients and with all members of client systems.

155. Stay focused and centered and look for meaning amid chaos.

156. Be willing to compromise and develop new ways to combine present beliefs with new knowledge.

157. Face emotional situations with a minimum amount of personal defensiveness.

158. Facilitate clear, meaningful contact between yourself and the client system.

159. Demonstrate sensitivity to the sensory and physical functioning of yourself and others.

160. Remain physically and mentally healthy while under stress.

161. Tune into the emotional reactors of others and yourself.

162. Resolve ethical issues with integrity and in accordance with the OD profession´s code of ethics.

163. Exhibit self-awareness and be aware when your personal needs are being satisfied by client affiliation.

164. Invite, acknowledge, and respond appropriately by feedback.

165. Model what clients are asked to accept.

166. Exhibit self-control and discipline.

167. Energize others and yourself.

168. Use spiritual and inner power sources for the benefit of the larger universal system.

169. Forgive yourself when you fail to attain perfection. Model forgiveness with the client.

170. Stay aware of what is happening.

171. Commit yourself authentically to clients.

172. Pay attention to spontaneous and informal events.

173. Consistently maintain confidentiality.

174. Play multiple roles and, when necessary, switch among them and announce that you are switching.

175. Tap the energy in the client system.

176. Tolerate and deal with the poor interpersonal skills of others, while modeling good interpersonal skills.

177. Use technology effectively.

178. Interpret cross-cultural influences in a helpful manner.

179. Recognize the influence of your interactions on others and groups.

180. Utilize a solid conceptual framework based on research.

181. Be comfortable with quantum leaps, radical shifts, and paradigm changes.

182. Help to bring individual and group´s into consciousness.

183. Act with intention and understand the consequences of each intention.

184. Use humor creatively and effectively to create catharsis.

185. Preserve the best from the OD profession and continue to improve OD knowledge and skill.

186. Model creativity and bring it out within each system.

187. Continually learn how to learn and be open to being taught by others.

Para mayor información puede acercarse a The Organization Development Institute International, Latinamerica a través de : www.theodinstitute.org y también por este medio : Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla